Como organizar e conduzir uma assembléia de condomínio

Quem mora em prédio sabe bem o quão difícil pode ser alcançar produtividade em uma reunião de condomínio. São tantas discussões e tópicos que surgem no decorrer do encontro que, quase sempre, torna-se complicado conseguir manter a objetividade na condução da assembleia.

Além dos assuntos fora da pauta previamente preparada, brigas e falta de conclusões dos assuntos abordados, em muitos casos, são as principais causas da diminuição do número de participantes das reuniões.

Diante disso tudo, ressaltamos a importância de promover uma assembleia de condomínio estruturada e organizada com a máxima participação de condôminos. Para que isso ocorra da melhor maneira possível, daremos algumas dicas de ouro que poderão ser os diferenciais em relação à eficiência (modo otimizado de chegar a determinado resultado) e a eficácia (meta alcançada em sua plenitude) das assembleias.

Enviar pauta dos assuntos ou demonstrativos a serem discutidos

O acesso dos moradores a pauta antes da reunião de condomínio é uma boa estratégia para que o encontro seja otimizado e organizado, uma vez que todos terão conhecimento sobre os tópicos a serem tratados na reunião, o que permitirá o preparo prévio de observações e questionamentos.

Estabelecer regras comportamentais antes da reunião

Resumidamente, o presidente da mesa é um morador escolhido para ser responsável por conduzir a assembleia de condomínio coordenando as formalidades e mediando o encontro entre síndico e condôminos. Para manter a ordem e evitar tumultos desnecessários, o presidente da mesa pode combinar com os participantes, antes de começar a assembleia, algumas regrinhas básicas de comportamento como manter celulares desligados, levantar a mão para pedir oportunidade de falar, determinar tempo para expor opiniões, entre outras orientações.

Foco nos assuntos da pauta

Uma assembleia de condomínio para ser considerada bem-sucedida não precisa, necessariamente, solucionar todos os pontos levantados na reunião, mas sim trabalhar na condução eficiente da abordagem dos assuntos pautados em busca das melhores resoluções para os moradores. Sendo assim, caso algum condômino tente iniciar assuntos que não sejam de interesse geral, informe que ele será procurado em outro momento para uma conversa sobre o assunto.

Gerenciar conflitos em reuniões

Não é incomum encontrar ânimos exaltados em uma reunião de condomínio, sendo responsabilidade do presidente da mesa gerenciar este tipo de situação. Algumas medidas para tentar se esquivar deste tipo de entrave são: estabelecer tempo de duração do encontro; se possível, evitar assuntos fora de pauta ou pelo menos deixá-los para o final da reunião; não expor condôminos em ata; e, ter “pulso” para intervir em casos de posturas mais agressivas.

Orientações sobre a ata de assembleia de condomínio

Na ata, assinada pelo presidente da mesa e pelo secretário, deve constar cada decisão tomada referente aos tópicos abordados em reunião, bem como as objeções ocorridas na ocasião. Cada condômino deve receber uma cópia da ata dentro do prazo determinado na convenção do prédio, não sendo obrigatório o registro do documento em cartório. Entretanto, o mesmo deve ser mantido no Livro das Atas por no mínimo 5 anos.

Esperamos ter ajudado a tornar suas próximas reuniões de condomínio mais produtivas. Se tiver mais alguma dica, conte-nos nos comentários abaixo.

Grande abraço!
Equipe Sacada Glass